Qué es el correo transaccional y en qué se diferencia del resto
Cuando pensamos en correo electrónico pensamos en un mensaje que alguien escribe y otra persona lee. Pero buena parte del correo que circula hoy no lo escribe nadie en ese momento: lo envía un programa, de forma automática, cuando ocurre algo. Entender esa diferencia es el primer paso para entender por qué unos mensajes llegan y otros no.
El correo que escribes tú
El correo personal es el de toda la vida. Lo escribes desde tu cuenta, a una o a pocas personas, con un contenido que es solo para ellas. Sale del servidor de tu proveedor, con tu dirección, y tu proveedor responde por él.
Los filtros de correo están acostumbrados a este tipo de mensajes y suelen tratarlos bien, porque su origen es claro y su volumen, pequeño. Si le escribes a un amigo desde tu cuenta de siempre, lo normal es que llegue.
El correo que se envía a muchos
En el otro extremo está el correo de marketing: boletines, ofertas, campañas. Un mismo mensaje se envía a cientos o miles de personas que, en algún momento, aceptaron recibirlo.
Es el correo con el que los proveedores son más exigentes, por una razón evidente: es el terreno del spam. Por eso a quien envía en grandes cantidades le piden identificación estricta, un enlace para darse de baja fácil y un nivel de quejas muy bajo, y por eso estos mensajes acaban a menudo en pestañas como «Promociones».
El correo que dispara una acción
Entre los dos está el correo transaccional. Lo envía un sistema, de forma automática, como respuesta a algo que ha hecho una persona: la confirmación de un pedido, el enlace para cambiar una contraseña, el recordatorio de una cita o el aviso de que alguien ha rellenado el formulario de contacto de tu web.
Tiene tres rasgos que lo distinguen. Es individual, porque cada mensaje responde a una acción concreta. Es esperado, porque alguien lo está aguardando, ya sea quien hizo el pedido o quien recibe la consulta. Y es urgente, porque su valor está en llegar en el momento: un aviso de contacto que se lee tres días tarde, o que no se lee nunca, es un cliente que se ha ido a otra parte.
Los formularios de tu web son correo transaccional
Cuando un visitante rellena el formulario de tu web, la web envía un correo a tu empresa con lo que ha escrito. Ese mensaje no lo redacta nadie, lo genera la web; y aunque lo leas tú, lo envía un sistema automático en nombre de tu dominio.
Esto tiene una consecuencia que pocas veces se tiene en cuenta: para los filtros de Gmail o de Outlook, ese aviso no es un correo personal de tu web hacia ti, sino un mensaje automático que llega de un servidor. Y se juzga como tal.
Por qué hay que tratarlo aparte
Que un boletín se quede en la pestaña de promociones es un inconveniente. Que el aviso de un formulario se quede en spam es un contacto perdido, y el problema es que no deja rastro: el visitante cree que te ha escrito, tú no sabes que lo ha hecho y la web no avisa de nada.
Por eso el correo transaccional se envía, cuando se hace bien, por un canal propio y cuidado, separado del correo personal y del de marketing. Por qué a menudo no se hace así, y qué pasa entonces, es lo que contamos en la siguiente página.